ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

Wet Bescherming Persoonsgegevens en de TTV Uden.(TTVU)

Op 25 mei 2018 treedt bovengenoemde wet in werking die voor verenigingen strenge eisen stelt aan hoe gegevens van leden mogen worden opgeslagen en verwerkt, om de privacy van hun persoonsgegevens te beschermen.
Hierbij zijn de volgende vereisten van toepassing op onze ledenadministratie:

  1. Er moet toestemming zijn van het lid voor het opnemen en verwerken van zijn/haar gegevens;

  2. De lid gegevens moeten juist en nauwkeurig worden bijgehouden;

  3. De lid gegevens moeten beveiligd zijn;

  4. Een lid moet op verzoek inzage worden verleend in de eigen opgeslagen lid gegevens;

  5. De lid gegevens mogen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, t.w.: contributiebetalingen, uitnodigingen voor vergaderingen, opmaak en verzending van de nieuwsbrief, deelname aan activiteiten, uitnodigingen voor deelname aan cursussen.

Punt 1 Toestemming:
Toestemming om uw persoons- en andere gegevens op te nemen en te verwerken in onze ledenadministratie heeft u in principe gegeven toen u lid werd van TTVU.
Mocht iemand deze toestemming thans willen intrekken dan dient hij/zij dat schriftelijk of per e-mail voor 25 mei 2018 door te geven aan de secretaris (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).

Zonder tegenbericht voor genoemde datum gaan wij ervan uit dat elk lid ermee akkoord is dat al zijn of haar onderstaande gegevens opgenomen en verwerkt worden voor genoemde doelen en erop vertrouwt dat dit conform de eerder genoemde vereisten gebeurt.

Punt 2 Juist en nauwkeurig bijhouden:
Dit gebeurt op onze ledenadministratie onder verantwoording van de secretaris, in een geautomatiseerd systeem, op basis van de door u verstrekte gegevens.

Punt 3 Beveiliging van de lid gegevens:
Dit gebeurt op de ledenadministratie door gebruik van beveiligde software, waar regelmatig wordt nagegaan of de software nog adequaat beveiligd en up to date is.

Verder is er een verwerkersovereenkomst gesloten met de NTFU.

Aard en doel van de verwerking door NTFU:

  1. De volgende persoonsgegevens worden door de NTFU verwerkt:

Naam Naam en telefoonnummer voor noodgevallen

Geslacht Lidmaatschapsnummer betrokkene

Geboortedatum Lidmaatschapsnummer TTVU

Adres Land

(mobiele) telefoonnummer Provincie

e-mailadres

  1. Het doel van de verwerking door NTFU is:

Het faciliteren van de ledenadministratie van TTVU.

Het aanmaken van een scan&go pas en lidmaatschapsnummer van betrokkenen.

Het verlenen van toegang tot de webshop van NTFU.

Het verzenden aan betrokkenen van de door NTFU uitgegeven magazine’s per post.

Het verzenden van mailingen met betrekking tot informatie over de fietssport en daaraan gerelateerde evenementen, waarbij betrokkenen altijd de mogelijkheid hebben zich hiervoor uit te schrijven.

Het verstrekken van persoonsgegevens aan andere bij NTFU aangesloten verenigingen die een toertocht of gelijksoortig wielerevenement organiseren waarvoor de betrokkenen zich inschrijven met gebruikmaking van de van NTFU ontvangen scan&go pas en/of het individuele lidmaatschapsnummer.

Het beschikbaar stellen van de persoonsgegevens van de bestuursleden van TTVU aan andere bij de NTFU aangesloten verenigingen en derden en het vindbaar maken op internet van TTVU door het publiceren van namen en/of e-mailadressen en/of telefoonnummers op de volgende websites: www.ntfu.nl en www.fietssport.nl.

Het delen van de persoonsgegevens met de verzekeraar in het geval een betrokkene een schade-incident aanmeldt.

Het op initiatief van betrokkenen aanmaken van een profiel op www.fietssport.nl.

Het opnemen van contact met TTVU of de betrokkenen in verband met het lidmaatschap van NTFU.

Het (geanonimiseerd) verwerken van gegevens voor statische doeleinden.

Punt 4 Inzage verlenen:
Indien gewenst kunnen leden schriftelijk of per e-mail inzage krijgen in hun opgeslagen lid/persoonsgegevens bij de ledenadministratie. Hiertoe kunnen zij een verzoek indienen bij de secretaris en na inzage eventuele wijzigingen of correcties laten aanbrengen.

Punt 5 Gegevens gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn:
Dit betekent dat ze niet worden doorgestuurd naar, niet van belang zijnde, externe partijen en dat binnen de vereniging alleen de personen die de gegevens vanuit hun functie in moeten zien, toegang hebben. Mocht het ooit gewenst zijn om gegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan is daarvoor eerst schriftelijke toestemming vereist van de betrokkenen.

De (persoons)gegevens die van een lid opgeslagen zijn in onze ledenadministratie zijn:

  • Naam met voorletters, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum en geslacht.

  • Soort relatie (lid of gezinslid), e-mailadres en telefoonnummer.

  • Eventuele functie in bestuur of bij activiteiten.

  • Eventueel aangeleverde foto’s en foto’s gemaakt tijdens een van de door TTV georganiseerde evenementen. De foto’s kunnen gebruikt worden op posters en/of de Nieuwsbrief.

Ontvangen e-mail wordt behandeld, beantwoord en afhankelijk van het onderwerp, 6 maanden bewaard. Daarna wordt de mail verwijderd. Eventuele afspraken hieruit worden vastgelegd.

Namens het Bestuur van TTVU.
Joop van de Wiel, AVG coördinator